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如何优雅地拒绝那些铺天盖地的会议?
作者:丽恩·戴维  发布日期:2016-07-15  点击数:

收件箱又来了一个会议邀请。

这个会议将占据你日程表中为数不多的一个空档,这个会议将与你其他的工作安排相冲突……不管什么原因,你都必须学会对那些“可以开可以不开的会”说不。

你的第一个挑战,就是要决定拒绝参加哪些会议。必要的原则,将会带来长远的益处。因此,你需要建立一套标准来决定参加还是拒绝会议,同时还要始终坚持标准。

1. 首先,你要评估会议的价值。这次会议是否关于某些重要、紧急或有价值的事项?是否有明确的目的和清晰的议程?是否提前提供了相关背景资料?相关人员是否都已经被邀请,从而可以保证会议取得实质性进展?

如果会议邀请中没有明确指出此次会议的价值,那么你在决定是否参会之前,不妨先以一些开放式的问题回应:

“可否提供关于会议议程的其它信息?”

“在这个问题上,我们正处于决策过程的哪个阶段?”

“我应该如何为这次讨论做准备?”

2. 如果这次会议明显具有价值的话,那么你的下一个问题,就是你是否是参加会议的正确人选。会议议题是否在你的职责范围之内?你是否具备推动此次会议讨论的相关专业知识?对于这次会议所要做的决定,你是否资历太高或是资历不足?

如果你质疑自己被邀请的原因,那么就要与会议组织者沟通,然后再做出回应:

“你希望我如何推进此次会议?”

“我的部门还有谁会参加?”

“我是代表哪一方参加会议?”

3. 最后,如果你确信这次会议具有价值,而你又能够有所贡献,那么就要决定这次会议是否属于你的优先项。会议的议题对你的职责来说有多重要?与其他紧急事项相比,它处于何种位置?会议非得由你参加吗,有没有人能够代替你?

如果一个会议邀请不能符合以上三则标准中的任何一则,那么你就直接拒绝吧。

不过,在拒绝方式上,千万要谨慎行事。即使你不能参加会议,也要让会议组织者感受到你的团队精神,明白你尽了最大努力配合。以下有几个选择可以参考:

我能阻止这次会议吗?

如果你真的认为这次会议没有意义,违反了会议标准中的第一条,那么你最好花些时间与组织者交流你的顾虑。会议邀请人可能会反驳你的想法,但更大的可能是,你的行为带来了两种正向结果:会议要么得到了更好的定位,要么被取消了。

你可以试试以下做法:

“会议内容很有意思。但是根据今年的工作安排,目前我们还不能高效优质地讨论这个议题。你看可不可以这样,咱们先将这次会议延后,等工作团队取得多一些进展,咱们再坐下来一起讨论?”

“我很期待对这个问题进行讨论,但是根据会议邀请的邮件,发现产品团队并不会参与此次会议。我想没有他们的参与,咱们无法做出任何决定。”

“这次开会的主要目的好像是为了告知信息。要是这样的话,能否把信息概要直接发给大家而不必召开会议?”

我能推荐另一个人参加吗?

如果这次会议真的很重要,但由于你并不是参会的正确人选,从而违反了会议标准的第二条,那么你可以试着推荐另一个人。记得要花些心思找出正确人选,这样才不会让你看起来是在推卸责任。

你可以试着提出以下建议:

“你邀请我参与讨论,我真的很荣幸,但是我确实不是讨论这一议题的合适人选。我想了一下,觉得 Pat 在这方面会更资深一些,也许你应该邀请他而不是我?

“这是一项决策会议,我们团队应该由我们的经理来代表。”

“谢谢你邀请我参加会议,但我确实已经有了其他工作安排,如果可以的话,我想请Jose 代表我参加。

我能提前分享观点吗?

如果这次会议违反了第三条标准(这次会议很重要,而且你也能够带来独特价值,但就是与你的日程和优先事项相冲突),那么你就有了预先作出贡献的机会。你可以花点时间做些准备,然后向主要领导或者其他合适的参会者分享你的看法与建议,这样一来就会比参加整场会议更有效率。

你可以对会议组织者如此回应:

“这次会议很重要。虽然我不能参加,但是我会提前分享我的想法,到时候开会时也能有所参考。”

“我很抱歉不能参加会议,不过我可以提前准备,可否在会议上代我分享观点?”

我能只参加部分会议吗?

如果只是部分会议议程符合三项会议标准,其他议程都有所违背,那么你就可以选择只参加部分会议。

你可以选择以下说法回应:

“谢谢你的邀请,参与品牌重塑的讨论对我来说很重要。但是由于确实有其他事情急着处理,所以等这个议程结束后,我就要失陪了。”

“我们能不能将品牌重塑的讨论挪到会议议程的第一项?我不能参加整个会议,但是很想对品牌重塑的讨论有所贡献。”

总之,不管你做出什么选择,你都是在做三件事:

第一,向对方表明你很珍视自己的时间;

第二,告知对方不能参会的具体原因,从而获得谅解;

第三,尝试满足对方的需求,尽管你采用的方式和他们的预期方式有所不同。

刚开始,你可能会对拒绝开会非常不习惯,不过那些一周开会35个小时、忙得焦头烂额的人,一定能够立即体会到其中的价值。

不过需要提醒的是,当别人拒绝你的会议邀请的时候,千万别忘了表现出同样的礼貌。

来源:微信公众号:哈佛商学院

     
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