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绝大多数会议都没有考虑过投资回报率
作者:Eric J. McNulty   发布日期:2018-06-29  点击数:

你一定遇到过这样的情况:

花半天或者一整天参加了一个接着一个的工作会议,回到家精疲力竭,但在回想今天做了什么时,却好像什么都没有做。

会议往往会打乱我们有序的工作节奏。在某些情况下,会议的目的似乎仅仅是开个会而已,然而与会者要为此投入时间和精力。最坏的会议就如同短期坐牢,直到与会者被释放,才能长舒一口气。

然而,会议明明可以是有益的、富有成效的,甚至是充满活力、令人愉快的。就我个人经验而言,我发现有三种会议方式,能够有效地改变会议的乏味。

早餐俱乐部

我曾经是一位女性领导的下属,帮她收集报告,每周五和几位同事在一家廉价小饭馆吃早饭时交给她。每次我们都渴望早点来到餐馆,因为她每周四都会参加高管会议,我们则有机会借这段吃饭的时间从她那儿了解会上的事情。

有价值的聚会有助于信息流动,减少过滤和猜测,增强团队凝聚力。

我的领导是个精明人,在这个特殊的组织中是必不可少的:她明白她的成功和影响力直接关系到她能否有效地驾驭我们。我们则需要知道公司内部谁和谁结盟,有什么重大项目正在进行中,以便做好我们的工作。我们可以在每周五的早餐会上问一些棘手的问题,她也可以观察到我们的工作态度。这种会议还为我们的工作增加了私密的气氛,使信息显得更有价值,因为我们得到了“内部独家新闻”。

你有必要得到你下属们的支持。然而,有些信息你可能根本无法在正常工作时间中与他们分享。早餐俱乐部则让我们感到老板与我们享有共同利益,她也与我们分享那些不便在工作中共享的信息。我们与她建立了持久的友情,即使在她离开了这家公司后,我们的友情依然存在。

编务讨论会

最近,《经济学人》发表了一篇文章,介绍了他们如何在每周一上午召开编务会,如何讨论选题、选择封面报道、就全球大事持以何种立场,等等。《经济学人》的编辑们会在会上展开自由辩论,开诚布公而又十分激烈的辩论。这场会议让编辑们在一周伊始就热血沸腾,全心投入到新一周的工作中。虽然我参加过不少媒体的聚会或研讨会,但我从来没有参加过这样的特别会议。

《经济学人》的编务讨论会能如此富有成效的原因在于它的平等主义性质。等级被放在一边,每个人都被鼓励做出贡献,正如该篇文章作者Amanda Coletta女士所写的:任何人(从新来的实习生到最高级别的编辑)都可以提出观点并撰写文章。重要的不是讨论者的资历,而是他或她提出的论点的分量和质量。

想象一下,如果其他企业或组织——也许是你所在的企业或组织——遵循这种做法,那么对于企业或组织的发展会多有益处。与会者就是企业或组织的员工,他们都可以参与会议,无所顾忌地发言。通过这样的会议,企业或组织内部的偏见可以减轻,员工则有机会磨练他们的批判性思维和建设性的论证技巧。

焦点会话

2001912日开始,位于波士顿的洛根国际机场每天都能收到来自各种渠道的安全信息,这些信息数量庞杂,有真有假。在9/11袭击事件的打击下,官员们为了加强机场的安全防务措施,认为优化机场各机构和航空公司之间的合作机制非常重要,因而议定了每天召开一场会议。

从此,这个会一开就是16年,每周七天雷打不动。我曾经获邀参加过他们的会议,当天大约有70人与会。这不是一个强制性的会议,与会者参加是因为他们觉得这个会议很有价值。

会议的重心是讨论当天或即将到来的名人或事件可能给机场带来何种影响,例如一支声名显赫的冠军运动队要抵达,一场风暴可能即将降临,以及与机场相关的重要情报、警报等。会议的宗旨则是简明扼要,任何人都可以发言,“今天没有什么事”也是一个可接受的贡献,然而发言者必须尽量言简意赅,用简单明确的语句传递信息。会议没有固定的时间,可以短到10分钟,也可以长达一个小时。

这是一种高效的连接、分享、接收信息和提问的方式,也是构建持久文化的关键组成部分。对于大型的企业或机构而言,跨组织边界的协作是常态,此类会议消除了可能导致信息鸿沟和误解的反向渠道网络,参与者往往可以从会议中受益。

虽然这三种会议类型各不相同,但它们又有一些共同的核心要素:

1、会议组织者必须组织得当,给会议打下“正确”的基础。

组织者必须邀请合适的人,且只邀请合适的人;必须明确会议的目的、形式、计划,做出何种必要的决定,以及期待达成何种结果;最后还要确保会议准时开始,议程按照“正轨”有效推进。

2、会议组织者应该具备系统化的观点。

如果要做出明智的决定,相关信息必须在正确的时间流向合适的人。有价值的会议可以提升工作效率,最小化过滤猜忌,增强团队凝聚力。

3、会议组织者需要找到最合适的沟通方式。

组织者组要判断,与会者是应该在同一时间得到信息,还是需要进行前后对话,根据不同的情况来决定在哪里开会、以怎样的形式开会。如果与会者不能一下子消化信息,就不要把很多人安排到同一个房间里;而在早餐俱乐部会议上,由于与会者的反应和讨论一样重要,就要预判与会者之间的友情关系是否牢固。

4、会议组织者必须考虑到投资回报率问题。

即使是现场会议(相对于远程视频会议而言)也会产生费用,与会者需要要粗略计算会议时间折合与会者的多少薪酬,并考虑到与会者付出的时间成本,据此估算与会者的投资回报。每个与会者可以给会议贡献什么?他或她可以得到怎样的回报?企业或组织通过会议可以收获什么?

会议策划与安排的得当与否,会给与会者完全不同的感受。会议可以是无谓消耗,也可以对人有所裨益。前者会让与会者感到疲劳和厌倦,后者则能引起与会者的重视并得到他们的喜爱。

来源:中欧商业评论

     
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